De intake
Drie stappen, in deze volgorde
De volgorde is bewust. Als we met AI beginnen, praten we over een oplossing in plaats van over jouw werk. Dan missen we waar het echt om gaat.
Stap 1
Welk werk is er?
We lopen samen je afgelopen week door, met je agenda, je mail en je telefoon erbij. Per taak schrijven we op hoe vaak hij terugkomt, hoeveel tijd hij kost en waar hij gebeurt. We vragen naar de laatste keer, niet naar hoe het meestal gaat.
Stap 2
Waar krijg je energie van?
Per taak een plus, een min of een nul. Energie is iets anders dan tijd. Een klusje van vijf minuten dat je drie dagen voor je uit schuift, kost meer dan het lijkt. Vragen als: wat schuif je voor je uit? en mis je deze taak als hij morgen weg is?
Stap 3
Waar kan AI helpen?
We zetten je energie naast de vraag of AI bij een taak past. Zo ontstaat de energiekaart hieronder. Taken die energie kosten en waar AI goed bij past, worden de kandidaten voor gesprek 2.
Stap 3 uitgewerkt
De energiekaart
De meeste aanbieders vragen alleen of AI een taak kan doen. Wij vragen ook of jij die taak kwijt wilt. Een taak die AI kan doen maar die jou energie geeft, laten we bij jou.
Kost energie · AI past niet of slecht
Anders oplossen
Hier is geen AI nodig
Een sjabloon, een vaste afspraak, de taak schrappen of iemand anders laten doen. Dat zeggen we eerlijk.
Voorbeeld: achter openstaande betalingen aan bellen.
Kost energie · AI past goed
Hier beginnen we
AI maakt de eerste versie
Jij kijkt na en beslist. Dit zijn de kandidaten voor gesprek 2.
Voorbeeld: steeds dezelfde vragen van klanten beantwoorden.
Geeft energie · AI past niet of slecht
Jouw vak
Hier hoort je tijd
Alles op deze kaart is bedoeld om hier meer tijd voor over te houden.
Voorbeeld: het gesprek met een klant.
Geeft energie · AI past goed
Laat dit bij jou
AI zou het kunnen, maar doet het niet
Hooguit als sparringpartner, en alleen als jij daarom vraagt. Anders haalt AI het plezier uit je werk.
Voorbeeld: een nieuwe les of functie bedenken.
De voorbeelden zijn algemeen. Waar een taak bij jou staat, bepaal je zelf in gesprek 1.
Wanneer past AI goed?
Vier kenmerken
Hoe meer van deze kenmerken kloppen, hoe beter AI bij een taak past. In gesprek 1 is dit een eerste grove indeling. In gesprek 2 toetsen we het echt.
Kenmerk 1
Komt vaak terug
Elke week of vaker. Een taak die twee keer per jaar voorkomt, loont zelden.
Kenmerk 2
Er zijn voorbeelden
Er zijn vijf tot tien eerdere uitkomsten waaraan je ziet hoe het eruit moet zien.
Kenmerk 3
Een fout valt op
Je ziet een fout en kunt hem herstellen voordat iemand er last van heeft.
Kenmerk 4
Geen gevoelige gegevens
De taak lukt zonder gegevens over gezondheid, klanten of geld in een AI-tool.
Het traject
Vier gesprekken, met huiswerk ertussen
Kennismaken en in kaart brengen · 90 minuten
De drie stappen van de intake. We laten geen tool zien en beloven geen oplossing: dit gesprek gaat over jouw werk. Je krijgt binnen twee dagen een takenkaart en een energiekaart, met twee of drie kandidaat-taken. Daarna noteer je een week lang bij die taken hoe lang ze duren en hoeveel energie ze kosten, op een schaal van 1 tot 5. Ook verzamel je vijf tot tien echte voorbeelden, zonder gegevens van anderen.
Kiezen en ontwerpen · 90 minuten
We leggen je meting naast je schatting. Elke kandidaat gaat langs vier vragen: mag het, kan het, helpt het, klopt het? We kiezen één taak en maken samen een eerste versie met jouw eigen voorbeelden. We spreken af wat goed is en hoe jij nakijkt. Daarna probeer je het twee weken en schrijf je elke verbetering op die je aan een AI-tekst maakt.
Beoordelen · 60 minuten
Scheelt het tijd, gemeten en niet geschat? Klopt het, en klinkt het als jij? Kost de taak nu minder energie, of is het nakijken net zo zwaar als het zelf doen? Dan besluiten we: doorgaan, bijstellen of stoppen. Stoppen is een prima uitkomst als het niets oplevert.
Vastleggen en verder · 45 minuten, vier tot zes weken later
Gebruik je het nog? Na een proef zakt het gebruik vaak in, en dit gesprek is er om dat op tijd te zien. We leggen vast wie nakijkt en wat je doet bij een fout. Dan pakken we de energiekaart erbij en kiezen we eventueel de volgende taak.
Gesprek 1
Wat we in het eerste gesprek doen
| Tijd | Wat |
|---|---|
| 10 min | Kennismaken. Wat wil je bereiken, en wat mag er absoluut niet gebeuren? Die grenzen leggen we vooraf vast. |
| 35 min | Stap 1. Je afgelopen week doorlopen en de taken op de takenkaart zetten. |
| 15 min | Stap 2. Per taak een plus, een min of een nul. |
| 20 min | Stap 3. De taken op de energiekaart zetten en twee of drie kandidaten kiezen. |
| 10 min | Afspraken: wat meet je deze week, welke voorbeelden verzamel je, en wanneer is gesprek 2. |
Vooraf: lees je eigen pagina, vul daar aan wat ik mis en houd je agenda van vorige week bij de hand.
Zo ziet het eruit
De takenkaart
Eén rij per taak. Stap 1 vult de eerste vier kolommen, stap 2 de energie en stap 3 de laatste twee. De rijen hieronder zijn verzonnen voorbeelden.
| Taak | Hoe vaak | Tijd per keer | Waar | Energie | Gevoelige gegevens? | Op de kaart |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Vragen van klanten over een factuur beantwoorden | 8× per week | 10 min | min | Soms een bedrag | Hier beginnen we | |
| Bericht over iets nieuws schrijven | 1× per maand | 2 uur | Nieuwsbrief | min | Nee | Hier beginnen we |
| Openstaande betalingen nabellen | 1× per week | 45 min | Telefoon | min | Ja | Anders oplossen |
| Iets nieuws bedenken met een klant | 2× per maand | 1 uur | Gesprek | plus | Ja | Jouw vak |
| Planning voor volgende week maken | 1× per week | 20 min | Agenda | nul | Nee | Later bekijken |
Waarom zo
Wat onderzoek zegt
We vragen naar wat je deed, niet naar wat je wilt. Mensen voorspellen hun eigen gedrag slecht. Een voorbeeld van vorige week zegt meer dan de vraag of je iets zou willen. Daarom begint stap 1 bij je agenda.
Mensen willen vooral routine kwijt, niet alles. Onderzoekers van Stanford vroegen 1.500 werknemers per taak of ze die door AI wilden laten doen. Bij ongeveer de helft van de taken was het antwoord ja. De meest genoemde reden was tijd overhouden voor waardevoller werk. Taken die AI kan doen maar die mensen niet kwijt willen, noemen de onderzoekers een rood licht. (bron)
Wat AI kan, is grillig. In een onderzoek van Harvard met 758 consultants werkten mensen met AI sneller bij taken die AI goed lagen. Bij een taak daarbuiten maakten ze juist vaker fouten. Vooraf zie je niet goed aan welke kant een taak valt. Daarom schatten we eerst en meten we daarna.
AI maakt een eerste versie, jij houdt het oordeel. Volgens experimenten waarover Harvard Business Review schreef, voelen mensen zich minder gemotiveerd als AI het denkwerk overneemt. Daarom beslis jij altijd zelf wat er met een AI-tekst gebeurt.
Eerlijk gezegd
Deze aanpak is nieuw
Jij bent een van de eersten die deze intake doet. De tijden zijn geschat. Na ons eerste gesprek nemen we tien minuten om te bespreken wat werkte en wat beter kan.